Sådan fungerer telefonpasning

CityCallCenter er en virksomhed, der tilbyder telefonpasning. Vi fungerer som en ekstern samarbejdspartner, hvor vi skræddersyr løsninger, der passer til den enkelte virksomhed. Vi kan både hjælpe med at passe telefoner, viderestille opkald samt håndtere kundeservice. Men hvordan er det nu det fungerer?

Sådan fungerer telefonpasning

19. juli, 2021, af Tanja Kronvald Elfstrøm og SHM

Mange spørger os, hvordan telefonpasning fungerer. Og det er helt fair, for hvis man ikke har prøvet det før, er svaret ikke åbenlyst.

CityCallCenter er et inbound callcenter der besvarer telefoner for primært små og mellemstore virksomheder. Når en virksomhed omstiller opkaldene til os, og kunderne ringer ind, viser vores system, at kunden tilhører netop denne virksomhed. På denne måde kan vi se, hvem der ringer, således vi besvarer opkaldene ud fra den enkelte virksomheds ønsker og behov.

I CityCallCenter går vi op i, at jeres opkald besvares som aftalt. Vi viderestiller og vejleder jeres kunder, ud fra de anvisninger, som I oplyser. Sådan sikrer vi, at jeres opkald omstilles til den ønskede medarbejder, og at jeres kunder får korrekt information om jeres ydelser. Det er vigtigt for os, at I er trygge, når I outsourcer en vigtig del af jeres virksomhed.

Konfiguration af telefonpasning

Det er nemt at komme i gang. Det kræver blot at man omstiller sit eget telefonnummer til et foruddefineret nummer hos os. Det kan gøres direkte på en smartphone, men oftest foregår det i et dashboard hos telefonileverandøren. Det kan eksempelvis være:

Dette hjælper vi også ofte med, såfremt virksomheden er i tvivl om hvordan man gør. Telefonileverandørerne er også yderst hjælpsomme, og det kan gøres på et øjeblik.

Når først forbindelsen er oprettet, tilbyder vi i CityCallCenter en stribe konfigurationsmuligheder. Vi kan oprette voice prompts, tastemenuer, telefonsvarer og meget mere. Vi gør ofte dette i onboarding-perioden, men kan naturligvis justeres løbende.

Vi har en del erfaring med forskellige løsninger, og vi anbefaler at tage en snak med os om vores oplevelser med andre virksomheder, store som små.

En skræddersyet løsning

I CityCallCenter ved vi, at ingen virksomheder er helt ens. Vi lytter til jer når vi skræddersyr en løsning. I kan for eksempel oplyse os om, hvilke af jeres medarbejdere opkaldene skal viderestilles til, hvad vi skal informere kunderne om, samt oplære os i jeres eksterne systemer, hvis I har behov for hjælp til en større del af jeres kundeservice. Andre elementer af kundeservice kan være:

  • 1. level support af SaaS løsninger
  • Formularudfyldelse, typisk til Salg eller Support
  • Kalenderbooking, eksempelvis til advokater, ejendomsmæglere mv.

Ligeledes kan I selv vælge, om jeres telefoner kun skal omstilles enkelte dage eller fast, og om det kun skal være inden for almindelig åbningstid eller døgnet rundt. Det vigtigste er dog, at vi i opstartsfasen taler sammen og sikrer at vi løser opgaven som aftalt.

Bemanding døgnet rundt året rundt

CityCallCenter passer telefoner 24/7/365. Når jeres ansatte holder fyraften og er på ferie eller jeres virksomheden har helligdagslukket, kan I være sikre på, at vi sidder klar til at besvare jeres kunders opkald.

Ligeledes kan I altid kontakte os vedrørende ændringer til jeres opkaldsprocedure, da der altid sidder bemanding i CityCallCenter, som er behjælpelige. Således kan I nyde fridage og spare penge på ekstra bemanding udenfor almindelig åbningstid ved hjælp af telefonpasning.

Kom i gang med det samme

For at komme i gang med telefonpasning starter vi med en samtale, hvor vi taler om netop jeres behov, så vi kan tilpasse vores service til jeres typer af opkald. Når det er på plads, oprettes I i vores system og herefter kan I omstille jeres opkald. Læs mere om hvordan telefonpasning fungerer her.

Ved et akut behov for almindelig telefonpasning kan vi allerede være klar til at hjælpe jer på telefonerne inden for blot 1 time! Kontakt os med dette samme og hør mere om, hvordan CityCallCenter bliver jeres nye samarbejdspartner.