Hvorfor er telefonpasning vigtigt?

Smartphones er en integreret del af kundernes hverdag. Den bruges blandt andet til kommunikation, online shopping og til at søge efter nyttig information på nettet. Mobilen er altid lige ved hånden, men hvad betyder det så for jeres forretning?

Hvorfor er telefonpasning vigtig

19. juli, 2021, af Tanja Kronvald Elfstrøm og Emma Nørgaard

Hvorfor er telefonpasning vigtigt?

En undersøgelse viser, at den hyppige brug af smartphones har medført, at kunderne oftere benytter sig af click-to-call online. Det vil sige, at kunderne trykker direkte på telefonnummeret, der kommer frem som resultat i googlesøgninger. Faktisk er det helt op til 88% af dem, der laver en lokal Google-søgning, som enten ringer nummeret op eller besøger butikken. En fantastisk udvikling der giver mulighed for direkte dialog med interesserede kunder, og avler endnu tættere kunderelationer.

Men hvem besvarer så disse opkald? Når kunderne ringer op, forventer de kort behandlingstid og god kundeservice. 2 ting der kan være svære at leve op til i travle hverdage. Måske er du så heldig, at du modtager mange opkald dagligt – faktisk så mange, at du desværre misser nogen af dem. Selvom det er fantastisk, at der er interesse fra potentielle og eksisterende kunder, kan det hurtigt vende hvis de missede opkald ikke effektivt bliver taget hånd om. Det kan nemlig afspejle dårlig kundeservice, og gøre at kunderne rykker videre til konkurrenter – og det er ikke ligefrem ønskeligt. Her er ekstern telefonpasning en optimal løsning, som er værd at overveje.

Hvad er telefonpasning, tænker du måske? Telefonpasning er et bredt begreb, der beskriver forskellige services indenfor administration af en virksomheds indgående opkald herunder: at blive dirigeret hen til den rette person i virksomheden, modtagelse af beskeder, og ekstern kundeserviceafdeling.

Telefonpasning giver derfor virksomheder muligheden, for at sikre effektiv kundeservice, tættere kunderelationer, effektiv behandling samt anskaffelse og bibeholdelse af både nye og eksisterende kunder. Med telefonpasning fra et call center som CityCallCenter med over 25 millioner besvarede opkald, kan du trygt og sikkert overlade kommunikationen til troværdige og ansvarlige receptionister der repræsenterer din virksomhed bedst muligt.

Behandlingstid er væsentlig

Det er vigtigt at tage jeres telefonpasning i betragtning, når I vurderer jeres kundeservice. Over halvdelen af kunderne skifter til en anden virksomhed, hvis de oplever dårlig kundeservice. Den oplevede kundeservice er ofte direkte relateret til den tid, det tager, før kundernes henvendelser er behandlet (kilde: Patience Factors and Customer Service).

Hvis kundernes opkald ikke besvares, øges denne behandlingstid og dermed sandsynligheden for, at kunderne skifter til en konkurrent. Hurtig behandling af kundernes henvendelser er derfor en vigtig faktor i kundeservice, eftersom kunderne ønsker at komme i kontakt med jeres virksomhed nemt og hurtigt.

En almen virksomhed, som ellers har lav behandlingstid, kan dog løbe ind i pressede situationer og overflod af opkald ved sygdom og i ferier, hvilket kan give længere behandlingstid end ønsket. Hos CityCallCenter får virksomheder mulighed for, at oprette telefonpasningsaftaler der passer akkurat ind i til det enkelte firmas behov. Hos os i CityCallCenter tilbyder vi både standardløsninger såvel som skræddersyede løsninger inden for telefonpasning.

Hvem har gavn af telefonpasning?

For at mindske behandlingstiden er det vigtigt at være opmærksom på, hvem der kan besvare opkaldene. Besvarelsen af opkald kan være en udfordring for flere virksomheder. Årsagerne er vidt forskellige, og afhænger meget af type virksomhed og industri – men især oplever mange virksomheder at arbejdsdagene ofte er præget af mange møder, som ikke efterlader meget til spontane telefonopkald. Under møderne ligger telefonen for det meste i lommen, hvorfor telefonopkald fra eksisterende og nye potentielle kunder ikke besvares.

Endvidere består flere industrier af adskillige kundebesøg, hvor andre kunder og samarbejdspartnere ikke har mulighed for at kontakte virksomheden under besøgene. Derfor er det relevant at overveje, om din virksomhed overhovedet har mulighed for at besvare telefonopkaldene. Det vil ikke være helt velset at besvare opkald i tide og utide, når tiden er sat af til andre kunder. Hvis I dog ikke er tilgængelige på telefonen, kan det påvirke jeres forretning negativt. Det kan hurtigt blive en farlig spiral, og ende med at koste dyrt i mistede kunder – både nye og eksisterende.

Du har måske selv oplevet det – at ringe til en virksomhed med et spørgsmål eller en forespørgsel og blive mødt af en timelang ventetid eller 5 ubesvarede opkald. Det er ikke ligefrem den bedste service, og måske går du hen og ringer til den næste i Googles søgeresultater? Tænk hvis det samme gjorde sig gældende i din virksomhed. Over tid er det en betydelig mængde af potentielle kunder, din virksomhed mister. Her er telefonpasning med lav behandlingstid, løsningen på problemet.

Behovet for telefonpasning kan også være varierende – måske er det blot i travle tider i har behovet? Eller måske kan behovet omhandle døgnservice, hvor opkald skal besvares 24/7? Behov og pris hænger naturligvis sammen – men prisen på god kundeservice der giver tilfredse kunder, er prisen værd. Det giver tilbagevendende loyale kunder – og typisk en return on investment der kan få selv den hårdeste forretningsmand til at smile.

Få hjælp til telefonpasning

I disse tilfælde er det essentielt at overveje, at få hjælp til jeres telefonpasning. Hvis ikke I besvarer kundernes opkald eller besvarer opkaldene for langsomt, vil kunderne blot lægge røret på og fortsætte til den næste virksomhed på listen, og I ender med at miste et muligt salg. Det er her en ekstern samarbejdspartner kan hjælpe med at besvare jeres telefoner. Telefonpasning kan agere sikkerhedsnet for eventuelt mistede kald, så jeres nye potentielle kunder ikke går tabt, eller eksisterende kunder ikke skifter til konkurrenten.

Der er flere muligheder inden for telefonpasning, herunder:

  • Beskedservice: Besvarelse af opkald, og videregivelse af beskeder
  • Omstillingsservice: Omstilling af indgående telefonopkald til forskellige afdelinger og medarbejdere
  • Skræddersyet løsning: Tilpasset løsning til den enkelte virksomheds behov og ønsker.

Ved at outsource telefonpasning, får jeres virksomhed muligheden for at fokusere på kerneforretningen, mens I trygt kan overlade dele af jeres kundeservice til os. Det er fuldstændig underordnet, hvor din virksomhed geografisk er placeret. Vi leverer vores services i hele Danmark.

Prøv vores prisberegner, eller kontakt os på 80202029, og hør mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres virksomhed – vi er eksperter i professionel telefonbesvarelse.