Hvem er telefonpasning for?

Håndværkere, hoteller, behandlere, advokater, delebiler, flyttefirmaer, ejendomsmæglere og mange flere… listen er lang på virksomheder og industrier, der kan opnå en positiv effekt ved hjælp af telefonpasning.

Hvem er telefonpasning for

Hvem er telefonpasning for? 1. august, 2021, af Tanja Kronvald Elfstrøm og Emma Nørgaard

Telefonpasning er den essentielle løsning, hvis du ønsker at rette fokus på dine arbejdsopgaver uden at skulle bekymre dig om, at telefonen ringer. Ved at viderestille din telefon kan du trygt fordybe dig i arbejdet, da du med sikkerhed ved, at din eksterne samarbejdspartner besvarer telefonen hurtigt og professionelt. En sikkerhed og tryghed der for mange virksomheder gavner både medarbejdere, virksomhedsejer og kunder, og sikrer at alle indbyrdes aftaler og forventninger bliver mødt.

Den rette person på det rette tidspunkt

Telefonpasning bliver mere og mere populært, og hvorfor lige det? Med ekstern telefonpasning sikrer du dig, at imens du er travlt optaget af arbejdet, besvarer din eksterne samarbejdspartner opkaldene og giver besked videre til den rette person på det rette tidspunkt. På denne måde undgår de ansatte i virksomheden at blive forstyrret af diverse henvendelser, men får stadig den nødvendige information, når tiden tillader det. Med telefonpasning sikrer du også øget værdi for kunderne. Kunderne kommer ikke til at ringe forgæves, eller blive mødt af en frustrerende lang ventetid. I stedet vil de altid blive mødt af en venlig medarbejder, som glædeligt tager den indledende dialog og sørger for at indsamle alle de oplysninger, som der er nødvendige for, at oplevelsen er positiv både for kunde og virksomhed.

I takt med at virksomheden bliver mere og mere etableret på markedet, vil kundebasen gro. Ekstra kunder i porteføljen, en travl arbejdsdag og stor efterspørgsel er jo alle tegn på, at din virksomhed udvikler sig lige som den skal. I takt med at virksomheden udvikler sig, oplever mange virksomhedsejere dog, at deres arbejdsdag kommer til at bestå af flere administrative opgaver, som tager fokus fra kerneforretningsopgaver. Administrative opgaver som telefonbesvarelse er tidskrævene, og tidsfordelingen mellem de 2 typer opgaver kan blive skæv. Det kan udgøre unødvendige stressfaktorer for dig og dine medarbejdere, og kan samtidig give kunden en dårlig oplevelse.

Tid til kerneopgaver

Her er ekstern telefonpasning løsningen, som kan give jeres virksomhed muligheden for bedre at delegere arbejdsopgaverne, og derved sikre jer at ansvaret bliver tillagt den rigtige medarbejder. Alt efter hvad i ønsker, vil de dygtige receptionister enten lægge en besked, videresende, omstille eller ligefrem servicere kunden der ringer. Det gør det nemmere for jer at implementere behandlingen af sagerne effektivt, og vil bidrage positivt i planlægningen af jeres ansvars- og opgavefordeling og derved give jer strukturerede arbejdsgange.

Med telefonpasning sorteres opkaldene baseret på virksomhedens eget ønske. Opkaldene kan for eksempel sorteres, så uønskede opkald bliver afvist og fejlopkald viderestilles korrekt. Omstillingen kan tilpasses ud fra, hvad der passer til den enkelte virksomhed, så de ansatte kun behøves fokusere på, hvad der har relevans for den enkelte. Omstillingen sparer altså både tid for ansat og kunde, som undgår at blive kastet rundt til flere afdelinger før, at de ender det rette sted.

Nyd ferier med god samvittighed

Telefonpasning sikrer ligeledes, at ingen ringer forgæves. Hvad end du ligger på stranden og nyder sommerferien, holder weekend eller er så uheldig at ligge syg derhjemme, sørger din eksterne samarbejdspartner for at tage godt hånd om jeres opkald. Og henvendelserne bliver videregivet til en anden medarbejder eller afdeling. Det betyder altså, at arbejdsgangene i din virksomhed fortsat vil løbe gnidningsfrit, og hverken dine kunder eller medarbejdere vil lide under dit fravær. På den måde kan du holde fri med ro i sindet, og trygt pleje helbredet eller blot nyde at holde fri – uagtet tidspunkt, dag og sted.

Din telefonpasning holder aldrig fri og er tilgængelig døgnet rundt året rundt. Dine telefonopkald kan både besvares på helligdage, udenfor åbningstid og om natten, hvis det er ønsket. På denne måde slipper du for at stresse over arbejdet, når du holder fri og er fraværende.

Mærk effekten og opnå besvarelser

Endvidere kan virksomheden opnå besvarelser på personaleudgifterne, ved at outsource opkaldene til en ekstern samarbejdspartner. Det er ikke længere nødvendigt at have ekstra bemanding til at besvare telefonerne, når opkaldene bliver viderestillet automatisk. Dette gælder både inden for og uden for virksomhedens åbningstid. Du kan dermed prioritere ressourcerne anderledes til gavn for virksomheden, således effektiviteten øges.

Opkaldene kan viderestilles fast, således der er et konstant sikkerhedsnet til at behandle henvendelserne, eller du kan viderestille opkaldene i perioder, som for eksempel er ramt af fravær eller ekstra travlhed – med ekstern telefonpasning har du en endda mulighed for telefonpasningen skal være til stede 24/7, også på helligdage og i weekender.

Fordele ved outsourcing af telefonpasning

Der er mange fordele ved at outsource telefonpasning, da outsourcing giver din virksomhed muligheden for at bruge jeres ressourcer mest effektivt. Færre administrative opgaver som telefonpasning der ligger på dit skrivebord, betyder at du og dine medarbejdere kan bruges jeres tid mere effektivt på andre arbejdsopgaver. I vil ikke længere være bundet til jeres telefoner hele dagen, og I kan prioritere jeres arbejdsdag akkurat som ønsket.

Nedenfor har vi listet de 5 fordele jeres virksomhed vil få gavn af, ved at outsource telefonpasning:

  1. Tidsbesparende
  2. Pengebesparende
  3. Ekspertise og tryghed
  4. Effektivitet
  5. Fleksibilitet

Det hele lyder jo positivt – og det er det også. Outsourcing kan dog for nogen være skræmmende, da man i virksomheden mister noget kontrol, når dele af ens service ikke foregår in-house – men frygt ej. I vores call center tager vi din virksomhed, jeres rygte og brand seriøst. Vi gør vores ypperste for, at alle vores samarbejdspartnere er trygge og informerede, og ikke skal spilde kræfter på, at gruble over hvorvidt om opgaverne bliver løst korrekt. For at bevise vores værd, og opbygge tillid tilbyder vi alle vores kunder en gratis prøvepakke. På den måde kan du få lov til at afprøve om det at outsource telefonpasning er noget for jeres virksomhed – og hvilke behov jeres virksomhed egentlig har.

Hør mere om hvordan CityCallCenter bliver din nye samarbejdspartner, der besvarer virksomhedens telefoner og dermed bidrager til en øget effektivitet lige her. Med 25 millioner besvarede opkald og +20 veltrænede receptionister er vi klar til, at besvare jeres opkald med ekspertise og professionalitet.