10 tips til den bedste telefonsvarerbesked
Forleden talte jeg med mand fra rekrutteringsbranchen. Han var i syv sind om han skulle anbefale en af hans klienter at ansætte en kandidat, som på alle måder virkede rigtig kompetent og faglig dygtig, men han havde en helt forkert telefonsvarer…
Kandidaten var i spil til en relativt konservativ stilling og telefonsvareren var indtalt meget sprudlende og “skævt” i forhold til hvad man normalt forventer af en mand i den slags stilling. Rekrutteringsagenten var bange for, at kunden ville ringe til kandidaten, høre telefonsvareren og derefter opfatte kandidaten som en amatør eller som useriøs.
Så uanset om du er privatperson eller virksomhed, kan det betale sig at tænke over hvad man indtaler på sin svarer.
Tjek din telefonsvarer ud fra disse 10 råd:
1. Hold telefonsvareren kort og præcis: Det er vigtigt at holde telefonsvarer-beskeden kort og præcis, da kunder ofte ikke har tid til at lytte til lange beskeder. Giv kun de vigtigste oplysninger og undgå at gentage informationer, som allerede er givet.
2. Sig dit navn eller firmanavn tydeligt: Det er vigtigt at sige dit navn eller firmanavn tydeligt og langsomt, så kunden kan forstå, hvem de taler med. Undgå at sige navnet som de første to stavelser, da det ofte kan være svært at høre dem.
3. Undlad de automatiske beskeder: Undlad at bruge de automatiske beskeder fra telefonselskabets side, da de kan virke upersonlige og frustrerende for kunderne. Det er bedre at lave en personlig besked, som viser virksomhedens engagement og professionalisme.
4. En simpel besked kan være nok: Ofte er en simpel besked som “Hej, du har ringet til Peter. Læg en besked og du hører fra mig” eller lignende, tilstrækkeligt.
5. Undgå en telefonsvarer i dagstimerne: Hvis du har en virksomhed, så undgå at bruge en telefonsvarer i dagstimerne. Kun én ud af fem lægger beskeder, og potentielle kunder kan finde en anden samarbejdspartner i stedet for at vente på svar. En callcenter-løsning med telefonpasning kan hjælpe dig med at besvare opkaldene, hvis du ikke selv har mulighed for at besvare telefonen altid.
6. Undlad at opfordre til at lægge beskeder: Hvis du ikke aflytter og ringer tilbage til folk, så undlad at opfordre til at lægge beskeder. Fortæl kunderne, at du vil ringe tilbage, hvis du ikke har mulighed for at besvare opkaldet.
7. Undgå autogenerede beskeder: Undgå at bruge autogenerede beskeder, da de kan virke upersonlige og frustrerende for kunderne. Lav i stedet en personlig besked, hvor du introducerer dig selv og taler om, hvad opkaldet drejer sig om.
8. Skriv teksten ned og øv dig: Skriv teksten ned, som du vil indtale på telefonsvareren, og øv dig på den, indtil du kan sige det naturligt og klart. Du kan også optage dig selv, mens du taler, for at høre, hvordan beskeden lyder.
9. Undgå baggrundsstøj: Indtal beskeden uden baggrundsstøj, som kan være forstyrrende og distraherende for kunden. Find et stille sted at optage beskeden.
10. Tal klart og tydeligt: Tal klart og tydeligt, så kunden kan forstå, hvad du siger.