SekretærService hos CityCallCenter
SekretærService eller BackOfficeService dækker alle de opgaver CityCallCenter kan hjælpe jeres firma med at løse, mens I bruger tid på jeres kerneområde.
Leder du efter SekretærService, der samler jeres kundekontakt ét sted og sikrer, at I aldrig mister en vigtig henvendelse? Hos CityCallCenter leverer vi SekretærService til danske virksomheder fra vores kontor i København – med løsninger, der kan tilpasses de fleste behov.
Hvad er SekretærService?
SekretærService er en overordnet betegnelse for vores vigtigste ydelser. Sekundært tilbyder vi også virtuelt kontor og kontorhotel som en samlet løsning for virksomheder, der ønsker en professionel base og ekstra fleksibilitet.
Telefonpasning
Vi tager telefonen i jeres navn og følger jeres instrukser
BeskedService
Vi modtager opkald og sender beskeder til jer via fx mail og/eller sms
OmstillingsService
Vi fungerer som jeres virtuelle omstillingsbord og viderestiller til de rette personer
KundeService
Vi håndterer hele eller dele af jeres mere komplekse kundehenvendelser, gerne med adgang til jeres systemer og altid efter jeres instrukser.
DøgnService
24/7 håndtering af kritiske opkald og vagttelefoner
Hvordan fungerer SekretærService?
SekretærService betyder kort sagt, at I får et eksternt team, der håndterer jeres indgående henvendelser professionelt, så I kan fokusere på drift, salg og leverancer.
Det giver typisk mest værdi, når:
- I mister opkald i travle perioder eller når I sidder i møder
- I har brug for ro til kerneopgaver uden konstante afbrydelser
- I vil have en mere ensartet kundeservice end “tag den lige hurtigt”-telefonen
- I har brug for dækning ved ferie, sygdom eller spidsbelastning
- I ønsker mulighed for døgntelefon uden at bemande internt
Dansk Spildevands Teknik
“For DST er det essentielt at vores kunder har en hurtig og smidig tilgang til vores rådgivning indenfor spildevand. DST valgte derfor at outsource vores reception i 1995. Når vores samarbejdspartner fortsat hedder CityCallCenter er det et udtryk for at vi er godt tilfreds med deres service.”
En SekretærService tilpasset jeres behov
1) Opstart med jeres behov og jeres tone
Vi starter med at lære jeres virksomhed at kende: typiske henvendelser, åbningstider, ønsket tone, og hvad der skal ske ved forskellige scenarier. Herefter opsætter vi script, flow og opkaldsregler, så I får en løsning, der føles som jeres egen reception.
2) I bestemmer, hvilke opkald vi tager
I kan bruge os på flere måder:
- Alle opkald som fast sekretærfunktion
- Overflow når telefonen ellers ryger i kø
- Faste tidsrum (fx frokost, eftermiddag, travle dage)
- Ferie og sygdom som backup
- Vagttelefon/DøgnService til kritiske henvendelser
3) Vi håndterer opkaldene og giver jer overblik
Vi besvarer opkald i jeres navn, følger jeres instrukser og sikrer, at I får beskeder eller vi stiller om. I kan løbende justere, hvis I vil ændre prioritering, spørgsmål, svartider eller beskedformat.
Vælg den rette løsning
BeskedService
Når I primært vil sikre, at ingen ringer forgæves, og at I hurtigt får besked om, hvem der har ringet og hvad det drejer sig om.
Typisk for: Virksomheder med mange møder, konsulenter eller andre medarbejdere som kan være optaget med kunder.
OmstillingsService
Når I vil have en professionel “hovedindgang og reception”, der kan sortere henvendelser og stille videre til den rette person eller afdeling. Svarer medarbejderen ikke, sender vi selvfølgelig en besked.
Typisk for: Virksomheder med behov for reception, som gerne vil undgå den irriterende telefonkø.
DøgnService
Når I har brug for dækning uden for normal åbningstid – fx vagttelefon, akutte henvendelser eller kritiske driftsopkald.
Typisk for: drift, service, ejendom, sundhed, IT, beredskab, virksomheder med kunder uden for 8–16.
Sekretærservice, der også kan håndtere mere end telefonen
For nogle virksomheder er sekretærservice ikke kun opkald. Hvis I har behov for en mere samlet løsning, kan vi også hjælpe med kundedialog på tværs af kanaler og faste administrative rutiner – afhængigt af jeres opsætning og aftale.
Chat-, mail- og SoMeService
Vil I have en mere komplet “frontdesk”-løsning, kan sekretærservice kombineres med:
- ChatService – Vi lægger et software på jeres hjemmeside, der sikre at vi fanger alle chats, og besvarer dem efter jeres anvisninger.
- MailService – Med adgang til jeres mail, kan vi hjælpe med at svare de fleste henvendelser, og samtidig indsamle vigtig data.
- SoMeService – Flere og flere kunder bruger sociale medier til at henvende sig til virksomheder, her kan vi sikre at henvendelser bliver besvaret og evt. viderebehandlet.
Med en samlet løsning sikrer vi at jeres KundeService har en ensartet og professionel tone, og at jeres kunder altid bliver mødt af serviceminded og professionelt personale.
Pris på SekretærService
Prisen afhænger af opkaldsvolumen og kompleksitet (fx om I ønsker ren beskedmodtagelse, omstilling, eller døgnservice). Mange starter med en enkel løsning og skalerer, når flow og behov er kendt.
Kontakt os, så finder vi den rigtige model til jer.
Klar til SekretærService, der faktisk passer til jeres forretning?
Fortæl os, hvad I vil opnå: færre mistede opkald, mere ro i hverdagen, bedre kundeservice, eller døgnbemanding. Så sammensætter vi en løsning med BeskedService, OmstillingsService og DøgnService – og supplerer med MailService, ChatService, SoMeService, virtuelt kontor eller kontorhotel, hvis det giver mening.
SekretærService FAQ
SekretærService er en samlet betegnelse for ydelser som BeskedService, OmstillingsService og DøgnService samt MailService, ChatService og SoMeService– altså alt det, der sikrer professionel håndtering af indgående henvendelser.
Ja. Mange bruger os som overflow eller i faste tidsrum, så I kun betaler for den dækning, der giver mening.
Ja. Vi tager telefonen som jer og følger jeres script og instrukser.
Vi aftaler på forhånd, hvad der må besvares, hvordan det skal besvares, og hvornår der skal gives besked eller omstilles. I kan altid justere løbende.
Nej. DøgnService bruges ofte af mindre og mellemstore virksomheder med vagttelefon eller kritiske henvendelser, hvor det er vigtigt at alle kald bliver besvaret.