10 tips til den bedste telefonsvarerbesked

Forleden talte jeg med mand fra rekrutteringsbranchen. Han var i syv sind om han skulle anbefale en af hans klienter at ansætte en kandidat, som på alle måder virkede rigtig kompetent og faglig dygtig, men han havde en helt forkert telefonsvarer…

Kandidaten var i spil til en relativt konservativ stilling og telefonsvareren var indtalt meget sprudlende og “skævt” i forhold til hvad man normalt forventer af en mand i den slags stilling. Rekrutteringsagenten var bange for, at kunden ville ringe til kandidaten, høre telefonsvareren og derefter opfatte kandidaten som en amatør eller som useriøs.

Så uanset om du er privatperson eller virksomhed, kan det betale sig at tænke over hvad man indtaler på sin svarer.

Tjek din telefonsvarer ud fra disse 10 råd:

1. Hold telefonsvareren kort og præcis. Folk ved godt hvad det drejer sig om, så efterlad kun de vigtigste informationer.

2. Husk at sige dit navn eller firmanavn tydeligt og ikke som de første to stavelser, da man ofte ikke hører dem. Er det et firma du indtaler for, er det i øvrigt en god idé at huske at nævne åbningstiden.

3. Undlad en af de automatiske beskeder fra telefonselskabets side – hold det personligt.

4. Ofte er “Hej, du har ringet til Peter. Læg en besked og du hører fra mig” eller lignende nok.

5. Har du en virksomhed, så husk at en telefonsvarer i dagstimerne bør undgås. Kun én ud af fem lægger beskeder og hvad nu hvis de fire er potentielle kunder, der finder en anden samarbejdspartner i stedet? Én der kan finde ud af at svare sin telefon?
En callcenterløsning med telefonpasning kan hjælpe dig, hvis du ikke selv har muligheden for at besvare telefonen altid.

6. Er du typen, der ikke aflytter og ringer tilbage til folk, så lad være med at opfordre til at lægge beskeder, men oplys at det er sådan det forholder sig.

7. Én af de mest irriterende telefonsvarere jeg til dato har hørt, er den autogenerede: “Hans Jensen… (her begynder jeg nemlig at præsentere mig selv og tale om hvad opkaldet drejer sig om) … kan ikke komme til telefonen lige nu. Indtal venligst… ”
Man føler sig lige til grin hver gang!

8. Skriv teksten du vil indtale på svareren ned og øv dig på den, til du kan sige det i en naturlig tone. Lad evt. være med at kigge på papiret mens du taler, hvis det hjælper.

9. Indtal uden baggrundsstøj, der kan være frygtelig irriterende.

10. Tal klart og tydeligt, så der ikke er nogen tvivl om hvad du siger.