Kan din reception ikke følge med?

Det er et almindeligt problem i dag, at den traditionelle reception ikke fungerer optimalt og koster mere end nødvendigt. Enten økonomisk, på kundetilfredsheden eller på arbejdsglæden blandt medarbejderne.

Genkender du et af disse tre scenarier som værende tilfældet i jeres virksomhed?

Scenarie 1: Bemandet reception, men receptionisterne kan ikke følge med ved travlhed
En af receptionisterne er syge. Eller har ferie. Eller måske er det bare i dag, hele systemet bryder sammen og kunderne kimer jer ned. Eller den store marketingskampagne er gået i gang. Eller rygter om fusion er begyndt at florere. Der kan være mange årsager, men resultatet er det samme: der er mange flere telefonopkald end receptionisterne kan nå at håndtere. Det betyder, at kunderne enten får optagettone eller sidder i kø, så de er frustrerede og irriterede, når de endelig kommer igennem. Receptionisterne bliver stressede. Både kunder og kollegaer begynder at få en dårligere behandling.

Scenarie 2: Bemandet reception, men for mange receptionister
Det sker aldrig at de ikke kan følge med i receptionen, for der er rigeligt ansatte. Faktisk er der kun omkring 20 % arbejde til den sidste medarbejder, for det er den ekstra opgavebyrde, som de første ikke kan klare. En fuldtidslønning kan spares væk, ved at optimere og effektivisere processerne i receptionen, uden at det går ud over de øvrige ansatte og deres arbejdsglæde.

Scenarie 3: Bemandet reception, med overflow til øvrige medarbejdere
Hvad enten andre medarbejdere sætter sig fysisk i receptionen, når der er behov for det, eller opkaldene viderestilles til andres lokalnumre, er udfaldet det samme. De øvrige medarbejdere forstyrres unødvendigt i deres daglige arbejde, for at besvare telefonopkald, der måske ikke engang er til dem.
Hver gang en person forstyrres i sin koncentration, går der op til et kvarter efter det forstyrrende element er væk igen, til personen igen er tilbage i samme koncentration. Skrækscenariet over dem alle er bogholderen, der er back-up for receptionen. Får bogholderen bare 4 opkald fordelt over en dag, er det en hel times effektiv koncentration, der er forsvundet. Betyder det samtidig at der bliver lavet fejl i bogføringen, kan den stakkels bogholder bruge lang tid i sidste ende på at finde fejlen og få banken til at stemme. Selvsagt bliver dette scenarie meget hurtigt meget dyrt for virksomheden i tabt arbejdsfortjeneste.

Optimér, effektivisér, få mere arbejds- og kundeglæde og det til en brøkdel af prisen!

Det er jo ikke raketvidenskab… ved at lave en aftale om, at overflow fra jeres reception bliver viderestillet til CityCallCenter, undgår I alle de problemer der normalt er, ved at drive en inhouse reception. Receptionisterne bliver aflastede og kunderne får en betydeligt bedre betjening. Og dét til en brøkdel af hvad en fuldtidsreceptionist koster.

Hvad koster det?

Hvis du har en indikation af hvor mange opkald I vil viderestille, kan du udfylde vores online formular her og få en pris med det samme.
Ellers ring til os på telefon 80 20 20 29 og få en uforpligtende snak om hvad det vil koste jer, med lige præcis jeres setup.